Een presentatie geven voor een grote groep mensen kan spannend zijn, maar met de juiste voorbereiding sta je een stuk zekerder op het podium. Of je nu een vakinhoudelijk verhaal deelt, mensen wilt overtuigen of gewoon een duidelijk verhaal wilt neerzetten, er komt altijd meer bij kijken dan alleen praten. Je moet zorgen dat techniek werkt, je boodschap helder overkomt en dat je zelf goed voorbereid bent. In dit artikel lees je hoe je alles op orde brengt, van apparatuur tot zelfvertrouwen.
Wat je nodig hebt voor een presentatie voor een groot publiek
Als je gaat presenteren voor veel mensen, moet je meer regelen dan alleen je PowerPoint. Zorg voor een laptop, een presentatie met duidelijke slides, een clicker, eventueel een microfoon en een scherm of beamer. Denk ook aan een timer om je tijd in de gaten te houden en zorg voor een ruimte waarin iedereen je goed kan zien en horen. Bij grotere groepen is het slim om de techniek te testen voordat je begint, zodat je tijdens je verhaal niet wordt afgeleid door storingen of verrassingen.
De juiste schermgrootte voor een duidelijk verhaal
De grootte van je beeldscherm hangt sterk af van de grootte van de zaal. Bij een kleine groep tot 30 mensen is een tv van 55 inch vaak voldoende. Heb je een grotere ruimte of meer dan 50 mensen, dan kun je beter een groot beeldscherm huren van minstens 75 inch nodig of een projectie van 2 tot 3 meter breed. Bij nog grotere zalen zijn projecties van 5 meter breed of meerdere schermen nodig. Zorg altijd dat het beeld ook achterin goed zichtbaar is en gebruik grote, duidelijke letters in je slides.
Waarom een geluidsinstallatie vaak onmisbaar is
Zonder goede geluidsinstallatie loop je het risico dat mensen je niet goed kunnen volgen. Zeker bij groepen vanaf 30 tot 40 personen of in een ruimte met veel akoestiek verlies is een geluidsinstallatie huren erg handig. Denk aan een draadloze headset of dasspeldmicrofoon, zodat je je handen vrij hebt. Combineer dat met een versterker en luidsprekers die passen bij de ruimte. Laat het systeem vooraf goed afstellen of huur een technicus in, zodat je je daar tijdens je presentatie geen zorgen over hoeft te maken.
Zo bereid je jezelf inhoudelijk en mentaal goed voor
De inhoud van je presentatie is de basis. Zorg dat je weet wat je publiek wil horen en pas je verhaal daarop aan. Werk met een duidelijke opbouw, oefen je verhaal hardop en gebruik steekwoorden om los en natuurlijk te kunnen spreken. Oefen meerdere keren, bij voorkeur met een timer. Ken je materiaal, weet wanneer je welke slide laat zien en bereid je voor op vragen. Werk aan je houding en stemgebruik, zodat je rustig en overtuigend overkomt. En vergeet niet: als jij je verhaal goed kent, voelt dat voor je publiek ook zo.
Wat je doet op het moment zelf van de presentatie
Net voor je presentatie is het belangrijk dat je even de rust bewaart. Zorg dat je op tijd aanwezig bent zodat je in alle kalmte de apparatuur kunt testen en de ruimte kunt verkennen. Loop even naar de plek waar je gaat staan, kijk waar je publiek zit en voel hoe de ruimte klinkt. Adem diep in en neem de tijd om jezelf te centreren voordat je begint. Begin met een rustige openingszin en probeer direct oogcontact te maken met een paar mensen in het publiek. Dat helpt om verbinding te maken en je eigen spanning te laten zakken.
Zelf installeren of laten doen
Het opzetten van een groot scherm en een geluidsinstallatie lijkt misschien makkelijk, maar het kan toch tegenvallen. Voor een tv-scherm of een eenvoudige speaker red je het vaak zelf, maar bij beamers, meerdere microfoons of grote zalen is hulp aan te raden. Verkeerde kabels, slecht geluid of een onscherp beeld zorgen al snel voor frustratie. Veel verhuurbedrijven bieden kant-en-klare oplossingen met opbouw, afstelling en afbraak. Dat geeft rust en zekerheid, zodat je je kunt focussen op je presentatie.